25 октября — день без бумаги

Копания i-Sys поддерживает международную инициативу AIIM и призывает своих клиентов отказаться от лишних бумажных документов. Мы подсчитали, во сколько раз наши клиенты сократили использование бумажных носителей, а также число деревьев, которые они при этом сохранили.

 

Когда речь заходит о том, насколько электронный документооборот экономит бумагу в организации, руководители, имеющие опыт внедрения СЭД в своих компаниях, зачастую только разводят руками. «Не экономит» — скажут они и будут отчасти правы. Свой комментарий относительно рационального использования бумажных документов даёт Юлия Ерина, ведущий бизнес-аналитик направления DocTrix.

Юлия Ерина, ведущий бизнес-аналитик DocTrix

Юлия Ерина, ведущий бизнес-аналитик направления DocTrix

«Действительно, если подходить к процессу электронного документационного обеспечения по старинке, автоматизируя советскую философию делопроизводства, то на выходе мы получим те же самые подписанные бумажные копии документов, которые и без СЭД корректируются и согласуются по почте в электронном виде.

Однако, даже при таком подходе мы всегда стараемся уменьшить количество блуждающих по организации бумажек до минимума и призываем своих клиентов отказываться от перевода в бумажный вид огромного количества внутренних документов. Внутренняя переписка между компаниями или филиалами, составляющими холдинги, согласование различного рода служебных записок, заявок на командировки, оплату, прием сотрудников и множество других видов документов принимает электронные очертания.

Наш опыт доказал, что при оптимизации даже классического подхода к делопроизводству, можно перевести в небумажный оборот от 15 до 40 % документационного обеспечения компании. При внедрении электронной цифровой подписи эта цифра может возрасти до 70-80 %.

Объем внутренних документов и внутренней переписки, не требующей бумажной печати, для компании средних размеров (500-1000 человек) составляет минимум 15-20 тысяч документов в год. Среднее количество листов в документе — 10. В результате мы получим экономию в 150 — 200 тысяч листов бумаги в год только одним нашим заказчиком.
Масса одного листа офисной бумаги составляет в среднем 5 г. (при плотности 80 граммов на кв. м.). 200 тысяч листов такой бумаги весят, соответственно, 1 тонну. В среднем, для изготовления одной тонны бумаги такого качества необходимо спилить 12-24 дерева.

Эта цифра не кажется такой уж значительной в рамках одной компании. Но когда таких компаний десятки и сотни, то несколько деревьев превращаются в рощи и даже леса. А на то, чтобы вырастить потраченный за год бездумного использования бумаги лес, нужно как минимум 20 лет.»

 

Используйте современные технологии для сбережения и восполнения ресурсов, которыми так щедро одарила нас природа.

 

25 октября 2012

Метки: