Автоматизация командировок – простое решение за 2 часа

В начале года на sharepoint-channel.com вышла статья, в которой автор подсчитал сумму расходов на командировку одного сотрудника. Речь идет не о накладных расходах, а о затратах времени персонала на согласование своих командировок. Если выразить потраченное время в долларовом эквиваленте, то мы получим сумму 12000$ в год.

Эта статья заинтересовала команду DocTrix, и мы решили проверить, сколько времени займет автоматизация командировок. Насколько трудным будет привести этот процесс в порядок и автоматизировать его? Параллельно с началом эксперимента мы снимали видео об автоматизации командировок, которое доступно в канале DocTrixPL на YouTuBe.
 

Этап нулевой. Планирование процесса.

Первые шаги были наполнены планами и идеями заинтересованных коллег. Основная задача состояла в формализации и упрощении командировочного регламента: чтобы каждый человек знал, куда ему зайти и что заполнить. Самым лучшим решением этой задачи стал интерфейс «единой кнопки». Человек заходит на корпоративный портал, нажимает её, вводит минимум данных о себе и забывает о заявке до получения согласования (или комментариев согласующих лиц).
Картина процесса согласования заявки на командировку нам представлялась в таком виде:

 

Исходные данные.

Итак, после 40 минут обсуждения самого процесса командировок, мы готовы приступить к работе. У нас есть:

  • Идея бизнес-процесса
  • Развернутый SharePoint 2010
  • Установленная на него платформа DocTrix Platform 2010 в комплекте с дизайнером рабочих процессов Nintex Workflow 2010
  • Желание расправится с рутиной подготовки командировочных документов 🙂

 

Этап первый – работа с оргструктурой и ролями пользователей.

В нашем бизнес-процессе будут задействованы 5 человек. Соответственно, мы должны создать для них подразделения, добавить роли и настроить взаимосвязь. На этот этап у нас ушло 10 минут – удалось сэкономить время, т.к. в DocTrix Platform встроен модуль оргструктуры, с которым можно связывать списки SharePoint между собой, а также настраивать для каждой ветви уровни подчиненности и роли.
Мы создали департамент продаж, в который поместили менеджера и руководителя. Создали роль системного администратора, финансового директора и бухгалтера – эти люди участвуют в запланированном процессе согласования заявки на командировку.
 

Этап второй – создание карточки заявки, списков SharePoint.

Казалось бы, о чём тут писать – любой администратор SharePoint умеет делать это с закрытыми глазами. Но это только на первый взгляд: используемая нами платформа дает в руки разработчику новые типы полей, играться с которыми можно бесконечно.

Сначала мы создаем стандартные поля, которые нужны в карточке командировки: дата начала и окончания, цель командировки, сумма командировочных.

Дальше начинается интересное. При создании заявки сотруднику необходимо выбрать страну и город, в который он направляется. Чтобы упросить пользователям ввод информации настраиваем динамическую связь: при выборе страны в списке городов будут оставаться только города этой страны. Такая связь между полями практически не реализуема штатными средствами SharePoint без использования InfoPath, но очень просто настраивается средствами DocTrix. Для выбора страны и города необходимо применить тип столбца «DocTrix: подстановка», использовать динамическое связывание данных и фильтрацию. Эта функция сэкономит время, которое тратится на заполнение повторяющихся полей, а также исключит ошибки и несоответствия при вводе данных. Сделано.

Если штат вашей компании, также как и у нас, превышает 100 человек, вы наверняка сталкивались с конфликтами ресурсов для командировки. Одновременно в разные города нужен проектор, экран, или плазменная панель… Причем, как правило, это становится понятно в канун отъезда сотрудников. Чтобы избежать этого, мы создадим поле «Оборудование», в котором коллеги смогут указать нужные в поездки вещи.

Столбец «Оборудование» представляет собой обыкновенный флажок. Если от активен, то в заявке отображаются связанные с ним поля комментариев; если не активен – поля скрыты, чтобы не путать пользователя. Динамическое отображение/скрытие полей в DocTrix Platform настраивается достаточно просто: в параметре «DocTrix: управление отображением полей» задаем условие видимости комментариев к оборудованию. Чтобы все работало правильно, поле «Оборудование» делаем динамическим. Готово.

Заключительным этапом любой командировки служит заполнение авансового отчета. Чтобы дать пользователю возможность работать с авансовым отчетом прямо из карточки, мы должны включить один список в другой. Платформа DocTrix позволяет настроить добавление элементов в качестве связанных подчиненных списков: они отображаются в карточке в виде закладок разных типов. С помощью параметра «DocTrix: управление подчиненными списками» включим список «авансовый отчет» в список «заявки на командировки». Есть!

Итак, позади создание карточки заявки и двух взаимосвязанных списков, на этот этап у нас ушло 20 минут. Используя интерактивный редактор форм, мы поработали над дизайном карточки, на что ушло ещё 10 минут. Итого – 30.
 

Этап третий – проектирование рабочих процессов в Nintex Workflow 2010.

Для реализации задуманного нам нужно создать 2 рабочих процесса: согласование самой заявки и согласование авансового отчета.

Обработка заявки начинается с определения руководителя проекта, после чего происходит согласование командировки. В конце система отправляет уведомление системному администратору (о том, какое оборудование требуется), а также бухгалтеру (о том, что нужно выдать аванс).

Не будем вдаваться в подробности построения процессов, их можно посмотреть на рисунке (картинки кликабельны).

Скажу только об основных «фишках» этих процессов:
1) Процесс согласования заявки запускается автоматически при её создании.
2) Статус заявки меняется в зависимости от её перехода на новый уровень согласования.
3) Рабочий процесс отправляет уведомления бухгалтеру и системному администратору. Формат уведомлений настроен индивидуально.
4) В процессе «Авансовый отчет» использована функция State Machine (конечный автомат), которая значительно упрощает логику всего рабочего процесса.
На создание рабочих процессов и проверку их работы мы потратили ещё 40 минут.
 

Этап четвертый – итоги.

Процесс автоматизации командировок можно считать завершенным. На внутренний портал добавлена кнопка, которая ведёт на созданный нами список; о состоянии своей заявки сотрудник будет получать уведомления по электронной почте. Мы избавили коллег от бюрократического хождения по кабинетам, а руководителей – от необходимости отвлекаться на подписание командировочных листов.

Механизм отъезда теперь прост и понятен. Помните затраты $12000 в год из начала статьи? Мы автоматизировали этот процесс за 2 рабочих часа (ну а сэкономленные деньги вполне могли бы стать нашей премией :-)). Если развить тему, то становится понятно, что с помощью описанных технологий легко автоматизировать многие другие процессы «убийцы времени»: заявки на платежи, на отпуска и отгулы, на прием новых сотрудников… этот список может быть очень длинным.

Надеемся, что наш опыт будет вам полезен, ведь сделать работу своих сотрудников удобной – вполне решаемая и простая задача, когда под рукой доступные и «умные» инструменты.
 
 
Марина Иванова,
Департамент разработки и исследований
Компания i-Sys.

10 апреля 2012