Logo

Внедрение единого Корпоративного портала и СЭД в компании «Электроцентромонтаж»

Описание клиента:

«Электроцентромонтаж» представляет собой территориально-распределенную компанию с головой в Москве и 11 филиалами по стране.

http://ecm.ru

Страна: Россия, Москва

Отрасль: Энергетика

Суть проекта:

Глобальная задача проекта – это внедрения единого корпоративного портала и системы электронного документооборота на базе MS SharePoint Server 2013 во всех структурных подразделениях, для повышения эффективности коммуникаций и унификации бизнес-процессов компании.

В результате проведения конкурсных процедур был сделан выбор в пользу решения DocTrix DocFlow 2013 от компании i-Sys.

Одним из ключевых преимуществ системы, которое определило выбор, была гибкая возможность настройки системы без привлечения разработчиков силами специалистов Заказчика.

Это достигается благодаря платформенному подходу к реализации системы и применения инструментов администрирования DocTrix Platform и Nintex Workflow, на базе которых настроена бизнес-логика решения.

Первым этапом было внедрение решений в московском офисе и одном филиале. В рамках проекта были внедрены базовые модули СЭД:

  • Входящие и исходящие документы
  • Внутренние документы
  • ОРД и нормативные документы
  • Протоколы
  • Договора и доверенности
  • Исполнение поручений

А также реализован внутренний корпоративный портал.

Модули были доработаны под специфику проектной деятельности копании. Реализован единый справочник проектов и объектов строительства, к которым осуществлялась привязка всех документов в системе.

В рамках корпоративного портала был построен единый личный кабинет пользователей, который позволял сводить информацию по документам проектов, за которые ответственен текущий пользователь, в едином месте.

Большое внимание в системе уделялось работе мобильных сотрудников и упрощения взаимодействия пользователей в системе через почтовые клиенты. Несмотря на то, что данный функционал уже поддерживается в коробочной версии DocTrix DocFlow 2013, по требованиям Заказчика были проведены ряд доработок для обеспечения возможности работы сотрудников через почту без входа в систему.

В результате система предоставляет следующие возможности работы по почте:

  • Отслеживание движения документа по маршруту через почту, путем получения уведомлений обо всех действиях с документом, выполненных исполнителями. Уведомление включает в себя ссылки на карточки документов, ссылки на вложения, а также историю согласования и прохождения документа (при необходимости)
  • Возможность принятия решений по документу через электронную почту. Письма уведомления включают в себя специализированные ссылки, по которым отправляется письмо с принятым решением в систему.
  • Возможность включать в уведомления не только ссылки, но и сами файлы документов.
  • Возможность наложения резолюций через почту с указанием исполнителей поручений в копии письма-ответа.
  • Уведомление о просроченных задачах с возможностью их завершения через письма-уведомления.
  • Четкие правила формирования тем писем-уведомлений для возможности настройки правил почтового клиента и удобной классификации этих писем.

Длительность внедрения СЭД и портал в московском офисе и филиале был 5 месяцев. В результате данной фазы проекта Заказчик получил готовые к тиражированию модули системы. В рамках проекта было проведено обучению администраторов системы, что позволило в дальнейшем осуществить тиражирование в другие филиалы силами собственных сотрудников.

На текущий момент поддержка системы выполняется силами специалистов Заказчика. Исполнитель оказывает консультационную поддержку и услуги software assurance под предоставлению новых версий продуктов DocTrix DocFlow и  Nintex Workflow. По мнению Заказчика возможность самостоятельного администрирования и развития системы экономит до 1,5 млн рублей в год.

Количество пользователей: 2000

Технологии: DocTrix DocFlow, DocTrix Portal

18 сентября 2017

Метки: , ,