Logo

Безбумажный документооборот на платформе Microsoft SharePoint 2010.

Описание клиента.

Администрация городского округа Самара является исполнительно-распорядительным органом городского округа Самара, наделяемым полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий. Администрация городского округа Самара состоит из отраслевых (функциональных) и территориальных органов.

http://www.city.samara.ru/
Страна: Россия, г. Самара.
Отрасль: Гос. органы.

Суть проекта.

В настоящий момент в Администрации г. о. Самара функционирует автоматизированная электронная система электронного делопроизводства и управления документооборотом  АИС САМАРА, построенная на SharePoint 2010 и Nintex Workflow 2010.

Система управления документами и задачами АИС САМАРА — это больше чем современная Система электронного документооборота.  Это  превосходный инструмент контроля всех бизнес-процессов, связанных с делопроизводством и документооборотом,   исполнительской дисциплиной. Система обеспечивает  высокую степень  управляемости и контролируемости работы со всеми типами и видами документов, задачами и поручениями, что, в конечном итоге,  позволяет составить объективное представление о состоянии дел с дисциплиной и объемами рабочей нагрузки.

Система объединила  в себе все лучшие решения, реализованные на сегодняшний момент в различных Системах, предназначенных для ведения делопроизводства и документооборота.  Она включает в себя модули делопроизводства, а также функции, учитывающие специфику документационного обеспечения в органах местного самоуправления.

Описание кейса на сайте Microsoft.

Видео-сюжет о внедрении:

Выбор системы.

Заказчику требовалось  построить безбумажный обмен документами между структурными подразделениями, в соответствии с распоряжением Правительства №176-р от 12 февраля 2011 года. Требованиям Администрации соответствовали две российские системы: DocsVision и СЭД DocTrix на базе Microsoft SharePoint Server 2010. Выбор был сделан в пользу последней т.к. данная система  предполагает подключение сотрудников с рабочих мест на разных ОС и с любого мобильного устройства.

За постановку задачи и формализацию требований со стороны Заказчика отвечала Компания IT-Universe:

«Нам нужно было не только собрать и формализовать требования Заказчика, но и смоделировать процессы обработки документов и связанной с ними информации. Нами были изучены материалы, определяющие правила работы с бумажными документами, проведены интервью с ключевыми сотрудниками-носителями соответствующих компетенций, выявлены центры обработки документов, определены направления и характеристики основных документопотоков.

Итоговая модель обеспечила применение общих правил обработки документов в соответствии с государственным стандартом документационного обеспечения управленческой деятельности, а  также  учла специфику работы территориальных и отраслевых подразделений Администрации г.о. Самара. Одной из основных проблем на данном этапе являлся большой объем анализируемых требований, обусловленный широтой функционала проектируемой Системы, а также необходимость непротиворечивого сочетания элементов электронного и бумажного документооборота».

Владимир Махлинтехнический директор  IT-Universe.

Реализация.

Технологической основой системы стали продукты Microsoft SharePoint 2010 и Nintex Workflow 2010. Конфигурация АИС САМАРА разработана на DocTrix Platform 2010.

Разработанное и внедренное решение является не просто Системой документооборота, а полноценной автоматизированной информационной Системой, позволившей обеспечить электронное взаимодействие удалённых подразделений, повысить исполнительскую дисциплину. Функционал, обеспечивающий ведение отчетности и статистики, заложенный в АИС САМАРА, позволяет оптимизировать процессы документооборота муниципалитета, а взаимосвязь информационных объектов, простота и скорость ведения поиска информации позволяют повысить оперативность принятия управленческих решений руководящим составом.

Результат.

В настоящий момент Система передана в промышленную эксплуатацию. Работа в Системе осуществляется через браузер, доступ к ней предоставлен более чем 2000 служащим, ежедневно в Системе активно работает  от 1800 до 2000 пользователей. В ближайшее время Администрация г. о. Самара планирует подключить к единому информационному пространству все муниципальные бюджетные учреждения (школы, детские сады, поликлиники и пр.), что увеличит количество рабочих мест до 5000.

«В этом проекте мы применили уникальный подход к проектированию системы, соответствующий  специфике госучреждений. Индивидуальность СЭД проявляется во всем, вот один из ярких примеров: если у коммерческих заказчиков чаще всего используется централизованная регистрация документов, то в Администрации г. о. Самары разные подразделения являются разными юридическими лицами. Соответственно, нужно было реализовать регистрацию документов в разрезе юридических лиц, обеспечить для каждого из них свою нумерацию, распределить роли и права доступа. Сотрудники соседних подразделений не видят документов друг друга, но могут найти их с помощью поиска».

Аркадий Золотовицкий, директор по производству, i-Sys.

Особое внимание уделено безопасности информации: работа в системе ведется не только с документами, но и с персональными данными горожан. Специалисты i-Sys реализовали закрытый контур, в котором хранятся персональные данные физических лиц. Благодаря этому обеспечена безопасность работы интернет-приемной Администрации г. о. Самара, через которую в СЭД поступают обращения граждан.

Ежедневно в Системе создается около 6000 новых записей, добавляется 1500 сканированных документов, размер базы данных увеличивается на 1,5-2 Гб.

Чтобы обеспечить быстродействие и бесперебойную работу СЭД, инженеры i-Sys создали для решения ферму SharePoint, состоящую из 5 физических серверов. Failover кластер SQL Server и дисковые хранилища повысили отказоустойчивость и гибкость инфраструктуры, отдельно выделенный сервер приложений с вынесенными службами SharePoint позволил сбалансировать нагрузку на систему, добиться высоких показателей поиска данных.

Система интегрирована с интернет-приемной Главы городского округа Самара и все обращения, поступившие от граждан в интернет-приемную, транслируются автоматически в Систему для прохождения процедуры первичной обработки (изучения, регистрации и подготовки обращения к исполнению), при этом Система фиксирует факт регистрации (регистрационно-учетный входящий номер и дату регистрации) в обращении гражданина. Гражданин может проверить факт регистрации своего обращения, открыв отправленное обращение и   увидев в нем регистрационно-учетный номер и дату регистрации в АИС САМАРА.

Перспективы.

Последним, завершающим этапом проекта АИС САМАРА станет разработка и внедрение подсистемы  «Электронный архив», которая  предназначена для комплексной автоматизации систематизации, комплектования, учета, хранения, использования и утилизации  архивных документов. Данная подсистема, функционируя в единой  среде хранения всего информационного массива данных, обеспечивает:

  • автоматическое формирование описей дел постоянного и временного сроков хранения и дел по личному составу;
  • упрощение и ускорение поиска конкретного объекта;
  • сокращение количества копий и исключение потери архивных документов, а также позволяет осуществлять контроль места располо-жения каждого архивного объекта;
  • доступ к электронным классификаторам, справочникам и рубрикаторам через общую точку входа в подсистему;
  • сохранение истории обработки и работы с архивным объектом. Логические связи между объектами в системе электронного архива позволят увеличить точность и оперативность поиска и уменьшить трудозатраты при обработке документов.

Последующая интеграция подсистемы «Электронный архив» АИС САМАРА с Системой предоставления государственных и муниципальных услуг позволит упростить процедуру выдачи гражданам заверенных копий распорядительных документов  в МФЦ,  и сократить время выполнения данной услуги с  7-10 дней до 15-20 минут.

Вот как описывает работу с системой Наталия Екатеринская, руководитель Управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Администрации г. о Самара:

«Благодаря решению мы смогли унифицировать все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством и документационным обеспечением во всех подразделениях Администрации. Раньше все ведомства работали по своим регламентам. За время реализации проекта была построена единая схема взаимодействия и совместной работы подразделений, система на базе DocTrix Platform обеспечивает его выполнение. Повысилась исполнительская дисциплина, что положительно сказывается на эффективности работы Администрации в целом».

Наталия Екатеринская, руководитель Управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Администрации г. о Самара.

Успешная практика Администрации г. о. Самара по переходу на безбумажный обмен документами может быть применена для автоматизации документооборота в других регионах РФ. За время внедрения компаниями-подрядчиками были наработаны соответствующие методологические и практические навыки, соответствующие канонам ведения документооборота в органах местного самоуправления.

Количество пользователей:

2000+

Технологии.

Технологической основой системы стали продукты Microsoft SharePoint 2010 и Nintex Workflow 2010. Конфигурация СЭД разработана на DocTrix Platform 2010.

13 февраля 2012

Метки: