Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов в ПАТ «Карлсберг Украина»

Описание клиента.

Carlsberg — крупнейшая в Северной и Восточной Европе и четвертая в мире пивоваренная группа. Компания владеет портфелем из 500 пивных и значительного количества брендов безалкогольных напитков. В Carlsberg Breweries работает 41 000 человек в 50 странах мира. Продукты компании продаются более чем на 150 рынках.

http://carlsbergukraine.com/
Страна: Украина, г. Киев.
Отрасль: Производство.

Суть проекта.

Целью проекта сдала автоматизация бизнес-процессов всех территориально-распределенных подразделений компании с помощью единой централизованной информационной системы.
Произведена интеграция платформы с HR системой для наглядного отображения организационной структуры предприятия, настроен поиск сотрудников.
Проект находится в стадии разработки.

Внедрённые модули:

  • Модуль «Организационная структура»
  • Модуль «Командировки»
  • Модуль «Рекламные материалы»
  • Модуль «Закупка оборудования»
  • Модуль «Отпуска»
  • Сайт совещаний

Количество пользователей:

1000

Технологии.

DocTrix Platform 2010/2013, Nintex Workflow 2010/2013

Внедрение базовых модулей СЭД и Service Desk

Описание клиента.

Открытое акционерное общество «Объединенные электротехнические заводы» (ОАО «ЭЛТЕЗА») создано на базе электротехнических заводов, производящих технические средства автоматики и телемеханики для железнодорожного транспорта. Является дочерним обществом открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

http://www.elteza.ru/
Страна: Россия, г. Москва.
Отрасль: Производство.

Суть проекта.

Заказчик объединил в одном проекте внедрение двух систем для решения задач различных департаментов. Система электронного документооборота в формате коробочного решения закрывает потребности канцелярии и процессы работы с договорами; Service Desk используется для автоматизации работы ИТ службы предприятия.

Количество пользователей:

1000

Технологии.

Microsoft SharePoint 2010, DocTrix DocFlow 2010, DocTrix Service Desk 2010

АИС на основе DocTrix DocFlow для крупной розничной торговой сети

Описание клиента.

Магазины данной розничной торговой сети представлены во всех регионах РФ. Ассортимент состоит из парфюмерии и косметики, товаров для красоты и ухода за собой, для уюта в доме, а также лекарств и медицинских товаров. Название клиента защищено условиями NDA.

Страна: Россия.
Отрасль: Ритейл.

Суть проекта.

На начальной стадии проекта заказчика интересовали не только процессы классического документооборота, но и возможность реализации специфических функций с их последующим расширением и доработкой.

В ходе проекта была построена полноценная СЭД, включающая индивидуальные модули, для создания которых был использован функционал платформы DocTrix и конструктора бизнес-процессов Nintex Workflow 2010. По предоставленным данным инженеры i-Sys реализовали функционал, автоматизирующий процессы управления розничными магазинами, включая процессы маркетинга.

В данный момент решения, связанные с маркетинговой и финансовой стратегией, принимаются на основе данных, обрабатываемых в системе DocTrix DocFlow 2010.

Важным требованием со стороны заказчика стороны было соответствие Системы стандартам информационной безопасности, т.к. часть хранимых в ней документов конфиденциальна. Для этого предусмотрена возможность применения цифровой подписи для подписания и шифрования документов. Для подписания ЭЦП документов используются внешние eToken устройства, благодаря чему доступ к конфиденциальной информации может получить только сотрудник с соответствующими правами и ключом для дешифрации данных.

Кроме настроенных процессов в распоряжении заказчика осталась сама платформа DocTrix, с помощью которой он самостоятельно создаёт новый функционал и новые процессы, необходимые для развития бизнеса Розничной сети.

Количество пользователей:

100

Технологии.

DocTrix Platform 2010, DocTrix DocFlow 2010, Nintex Workflow 2010, Microsoft SharePoint 2010

Экосистема на базе продуктов Microsoft для инвестиционной компании «Тройка Диалог»

Описание клиента.

Инвестиционная компания Тройка Диалог (настоящее название ЗАО «Сбербанк КИБ») – один из старейших игроков российского фондового рынка. Компания была основана в 1991 году и, можно сказать, сама создавала тот рынок, на котором сейчас работает. Лидирующие рыночные позиции достигнуты компанией во многом благодаря активному развитию брокерских операций по поручению клиентов со всего мира. В их числе российские и международные институциональные инвесторы, хедж-фонды, крупные корпорации и частные клиенты. Доверие клиентов позволило компании Тройка Диалог в 2008 финансовом году довести объем совершаемых сделок до $1379 млрд, а общую суму активов под управлением – до $6,3 млрд.

http://www.sbrf-cib.ru/
Страна: Россия, г. Москва.
Отрасль: Финансы.

Репортаж о внедрении

Суть проекта.

Отказавшись от устаревших решений на базе Lotus, руководство компании Тройка Диалог создало корпоративную ИТ-экосистему на основе широкой линейки продуктов Microsoft, решив тем самым сразу несколько задач. Платформенный подход к разработке конечных приложений позволил снизить временные и финансовые затраты, а такие компоненты системы как Workflow Platform и Collaboration Portal значительно оптимизируют работу персонала. За счет обеспечения сотрудников единым инструментом поддержки бизнес-процессов растет производительность труда. Ожидаемая экономия составит до $2 млн ежегодно.

Основная задача разработки новой корпоративной экосистемы на базе продуктов Microsoft заключалась в совершенствовании корпоративной ИТ-инфраструктуры. Обновленные элементы инфраструктуры должны будут работать взаимосвязанно, органично дополняя друг друга, обеспечивая работу сотрудников не просто набором приложений и сервисов, а помещая их в единую информационную среду – экосистему.

В настоящий момент идет миграция экосистемы на 2010 версию, которая включает автоматизацию дополнительного функционала.

Ситуация.

В главном офисе Тройки Диалог в Москве, в 24 офисах в крупнейших российских деловых центрах, а также в офисах в Нью-Йорке, Лондоне, Никосии, Киеве и Алматы работают около 1100 сотрудников. Залог успеха бизнеса таких крупных, разветвленных и клиентоориентированных компаний как Тройка Диалог – эффективность работы каждого сотрудника. В этой ситуации на первое место выходит оснащение персонала необходимым инструментарием, обеспечивающим в первую очередь автоматизацию повседневных задач, а также быстрый доступ к нужной информации и совместную работу сотрудников.

Прежде задачи автоматизации деловых процессов в Тройке Диалог решались с помощью программного обеспечения, разработанного на базе продукта Lotus компании IBM. Унаследованные решения на базе Lotus в последнее время не всегда отвечали актуальным целям компании. К тому же наметились сложности в сопровождении и развитии систем, разработанных на основе технологий Lotus, поскольку на рынке отсутствовали как специалисты по поддержке этих технологий, так и организации, способные взять на себя конкурентную экспертизу и развитие систем на их базе. Решения на основе Lotus уже не обеспечивали требуемой эффективности, в то время как расходы на их сопровождение постоянно росли.

В то же время руководство Тройки Диалог видело путь к совершенствованию корпоративной информационной инфраструктуры в применении технологий Web 2.0 внутри компании. Эти технологии должны были стать основой приложений нового поколения – веб-ориентированных, с широким спектром возможностей, гибких, обеспе-чивающих распределенную работу, простых в освоении неподготовленными пользователями, недорогих в разработке и эксплуатации и с коротким циклом выхода новых модулей.

Вместе с тем руководство компании считало, что совершенствование корпоративной ИТ-инфраструктуры – задача комплексная и нужный эффект не будет получен, если обновление коснется только отдельных ее частей. Обновленные элементы корпоративной информационной инфраструктуры должны были работать взаимосвязанно, органично дополняя друг друга, обеспечивая работу сотрудников не просто набором приложений и сервисов, а помещая их в единую информационную среду – экосистему.

Решение.

В создаваемую информационную среду вошли такие элементы, как Интранет-портал и портал для совместной работы (Collaboration Portal), платформа для рабочих процессов (Workflow Platform), система электронной почты, офисные программные пакеты, медиа-библиотека, система обмена мгновенными сообщениями. Предусмотрена установка программного обеспечения для ведения аудио- и видеоконференций, введена единая система аутентификации и авторизации и ряд других инструментов.

Строительство экосистемы.

Создание новой системы велось в непростых условиях – в самый разгар финансового кризиса, при минимальном бюджете и в ограниченные сроки. В декабре 2008 г. началась работа над созданием компонентов экосистемы, а уже в марте специалисты приступили к внедрению разработанных решений – Media Library, Workflow Platform и Collaboration Portal. Особых технических трудностей при реализации не наблюдалось. Были проведены работы по интеграции решения с HR модулем SAP и по созданию единого каталога сотрудников на базе продукта Active Directory. Для решения задачи интеграции внешних источников информации активно использовался механизм Microsoft Business Data Catalog, входящий в состав Microsoft Office SharePoint Server 2007.
При создании медиа-библиотеки в качестве базовой была выбрана технология Microsoft Silverlight, что позволило использовать при ее создании стандартные инструменты Microsoft Office SharePoint Server 2007, прежде всего Silverlight Blueprint for SharePoint, а так же продукты семейства Expression.

Обучение сотрудников проводилось методом фокус-групп – в подразделениях компании были выбраны наиболее заинтересованные и технически подкованные сотрудники. Для них проводились семинары и практически занятия, на которых демонстрировались возможности новой платформы. Затем сотрудники из фокус-групп передавали полученный опыт коллегам и заражали их своим интересом к решению. Такой подход, при его умеренной стоимости, позволяет сделать процесс обучения более сфокусированным и гибким.

Результат.

Внедрение Экосистемы позволило добиться отличных результатов, ключевым из которых стало снижение временных и финансовых затрат на разработку приложений, автоматизирующих бизнес-процессы в компании. Ключ к успеху – платформенный подход к разработке конечных приложений. Дополнительный эффект обеспечила возможность для сотрудников самостоятельно разрабатывать несложные приложения для своих задач – новая платформа обеспечила их доступными визуальными инструментами. Все это ускоряет процесс разработки приложений, не требует временных затрат на передачу знаний и снижает нагрузку на ИТ-отдел, позволяя его специалистам сосредоточиться на более сложных проектах.

Стоит отметить и такие функции новой Экосистемы как создание рабочих областей для отделов, рабочих групп, проектов, событий и т. д. Полезной оказалась и возможность описания процессов в явном виде, позволившая оптимизировать работу сотрудников.
Востребована сотрудниками компании оказалась и функция создания шаблонов рабочих областей. Единожды разработанный шаблон рабочей области с проработанной структурой, шаблонами документов и рабочих процессов может использоваться всеми отделами. Это позволяет более эффективно внедрять лучшие практики и подходы в работу всех подразделений компании.

Безусловно, одним из явных преимуществ решения оказалась унификация интерфейсов. Раньше пользователям приходилось работать в приложениях с разнородными интерфейсами. С внедрением Экосистемы приложения разрабатываются в едином веб-интерфейсе на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007, в ряде случаев с применением технологии Silverlight.

В настоящий момент идет миграция экосистемы на 2010 версию, которая включает автоматизацию дополнительного функционала.

Количество пользователей:

1200

Технологии.

Microsoft Office SharePoint Server 2007, WEB 2.0

ОГК-5 автоматизирует документооборот на базе DocTrix DocFlow

Описание клиента.

ОАО «Энел OГK-5» является ведущим российским оптовым производителем электрической и тепловой энергии. Компания была основана в 2004 г. в рамках концепции реформ в российской энергетике, направленной на создание эффективного конкурентного рынка и привлечение частных инвестиций в сектор. ОАО «Энел ОГК-5» было первой из шести компаний оптового генерирования энергии, зарегистрированных на бирже и получивших доступ на рынки акционерного капитала.
О компании i-Sys

http://www.ogk-5.com
Страна: Россия, г. Москва.
Отрасль: Энергетика.

Суть проекта.

В начале 2013 года группа компаний i-Sys передала в промышленную эксплуатацию систему электронного документооборота DocTrix DocFlow 2010, объединившую в себе 2500 пользователей во всех филиалах ОАО «Энел ОГК-5».

В проекте были учтены индивидуальные особенности бизнес-процессов заказчика. К примеру, для обеспечения информационной безопасности и удобства работы филиалов в системе реализован распределённый доступ к документам. Головной офис может контролировать весь документооборот предприятия, в то время как подразделениям доступна только внутренняя информация. Для удобства руководителей в проекте применены мобильные технологии, позволяющие принимать решения посредством электронной поты.

Реализация столь масштабного решения от момента подписания ТЗ до запуска опытную эксплуатацию заняла всего 4 месяца. Короткие сроки были достигнуты благодаря высокой активности команды ОАО «Энел ОГК-5» и заинтересованности руководителей проекта в его успешной реализации.

Внедрённые модули.

Помимо классического документооборота, в рамках проекта были реализованы специализированные модули заявок, автоматизирующие кадровые и административные процессы. К ним относится согласование командировок и отпусков, заявки на организационные изменения, заказ визиток, такси, а также многое другое. Количество автоматизируемых процессов постоянно растёт, и система затрагивает все большие направления деятельности ОАО «Энел ОГК-5».

Отдельного внимания заслуживает дополнительный модуль архивного делопроизводства, в котором совмещается как электронный, так и бумажный документооборот организации. Благодаря такому подходу, в системе можно структурировать не только хранение электронных образов старых документов, но и информацию о бумажных оригиналах.

Количество пользователей:

2500

Технологии.

DocTrix DocFlow 2010, Microsoft SharePoint 2010

СЭД и корпоративный портал на базе DocTrix

Описание клиента.

Группа компаний “Никамед” – крупнейший в РФ поставщик качественных ортопедических и медицинских изделий.

http://www.nikamed.ru
Страна: Россия, г. Москва.
Отрасль: Медицина.

 

Суть проекта.

В 2011 году группа компаний «Никамед» начала использовать платформу DocTrix для автоматизации своих бизнес-процессов. В рамках проекта была построена система электронного документооборота, интегрированная с системой «1С:Предприятие».

В феврале 2013 года ИТ-руководство Заказчика приняло решение обновить платформу DocTrix сразу на несколько версий, которые были выпущены после внедрения и содержали в себе множество новых функций.

 

Внедрённые модули.

В рамках СЭД внедрены и используются следующие модули:

  • модуль регистрации входящих и исходящих документов
  • модуль обработки организационно-распорядительных документов
  • модуль управления договорами
  • модуль согласования заявок на платежи
  • модуль интеграции с 1С

Результат.

К самым интересным нововведениям можно отнести новые типы полей для SharePoint, механизмы периодического запуска рабочих процессов по условиям, иерархию задач и многое другое.

По словам Владимира Габриелика, ответственного за развитие системы DocTrix в ГК «Никамед», новая версия системы порадовала более удобной и функциональной работой с задачами, автоматическим импортом оргсруктуры и качественным механизмом выгрузки в Excel. Помимо этого в новых версиях DocTrix Platform появились механизмы разметки шаблонов Word и формирования печатных форм.

В данный момент общее число сотрудников, ежедневно использующих решения на платформе DocTrix в ГК «Никамед», составляет около 300 человек. За время эксплуатации в компании существенно сократились сроки обработки документов, а также трудозатраты на подготовку и поиск необходимой информации.

Количество пользователей:

300

Технологии.

Microsoft SharePoint 2010

Первобанк внедрил DocTrix Platform 2010

Описание клиента.

ОАО «Первобанк» входит в число 100 крупнейших банков России. Филиальная сеть Банка включает 44 структурных подразделения в 18 городах России, в том числе в Москве и Санкт-Петербурге. Банку присво-ен рейтинг международного агентства Moody’s на уровне В3 со стабиль-ным прогнозом.

http://www.pervobank.ru
Страна: Россия, г. Самара.
Отрасль: Банки, финансы

 

Суть проекта.

Основное требование, которое предъявлялось на этапе выбора системы – возможность изменять Service Desk вместе с изменением внутренних процедур банка. Решение должно было быть гибким и адаптивным, приспособленным для изменений внутренними силами, без привлечения разработчиков или интеграторов. После анализа предложений, Первобанк сделал свой выбор в пользу платформы DocTrix. Внедренная система позволит банку осуществлять поддержку более 700 территориально распределенных пользователей в соответствии с современными подходами ITIL.

Система предусматривает полный процесс обработки заявок сотрудников банка, включая эскала-цию, контроль сроков и исполнения. Логика системы даёт возможность сотрудникам банка опера-тивно регистрировать проблемы: пользователь указывает в карточке минимум сведений, после чего диспетчер Service Desk присваивает заявке категорию и адаптирует её к последующей обработке ИТ- департаментом.

Использование платформы DocTrix в Первобанке не ограничивается работой с ИТ-заявками: в связке с Nintex Workflow 2010 платформа позволяет автоматизировать практически любые рабочие процессы. Силами ИТ-департамента Первобанка уже реализовано несколько процессов документооборота, в дальнейшем планируется распространение возможностей DocTrix Platform и на другие банковские процедуры.

 

Количество пользователей:

700

 

Технологии.

Microsoft SharePoint 2010, Nintex Workflow 2010, DocTrix Platform 2010.

Система согласования заявок на платежи

Описание клиента.

Московская школа управления СКОЛКОВО — это международная инновационная школа, ориентированная на приобретение уни-кальных лидерских и коммуникативных навыков. Делясь практически-ми знаниями. Основным направлением деятельности школы является реализация образовательных программ МВА.

http://www.skolkovo.ru/public/ru//
Страна: Россия, г. Москва.
Отрасль: Образование.

 

Суть проекта.

В рамках проекта у заказчика был разработан корпоративный портал, включающий в себя основной функционал для организации коммуникаций сотрудников и предоставления доступа к информации, внедрена разработанная компанией i-Sys платформа для автоматизации бизнес-процессов на базе MOSS 2007.
На данной платформе была спроектирована и разработана функциональность создания и обработки заявок на платежи. Обработка заявок производится в соответствии с настроенным в графическом редакторе бизнес-процессом Nintex Workflow 2007.

Особое внимание в проекте было уделено безопасности доступа к данным и аудиту системы.

Реализована двухсторонняя интеграция с учетной системой на базе 1С-Предприятие 8.0 в части загрузки согласованных заявок и отслеживания факта платежей. В связи с требования к безопас-ности на стороне 1С, интеграция с 1С производится через промежуточную базу данных..

 

Количество пользователей:

150

 

Технологии.

Microsoft Office SharePoint Server 2007, .NET Framework 3.0, ASP.NET2.0, MS SQL Server 2005.

Претензионная система на платформе DocTrix

Описание клиента.

ЗАО АКБ «ГАЗБАНК» — один из крупнейших региональных коммерческих банков. Банк предоставляет полный спектр банковских услуг, как для корпоративных, так и для частных клиентов. Среди бан-ков Самарской области ЗАО АКБ «ГАЗБАНК» стабильно входит в число лидеров, опережая другие банки по показателям прибыльности и объемам привлеченных средств физических лиц.

http://www.gazbank.ru/
Страна: Россия, г. Самара.
Отрасль: Банки, финансы

 

Суть проекта.

Претензионная система предназначена для автоматизации рабочих процессов подразделений ЗАО АКБ «Газбанк» по возмещению просроченной дебиторской задолженности от физических лиц. Система разработана с учетом возможности удаленной работы (территориально-распределенной) в режиме реального времени, поэтому для разработки данного продукта были применены портальные решения на базе Windows SharePoint Services 3.0 с использованием .NET FrameWork 3.0, MS SQL Server 2008. Применяемые технологии позволяют работать c системой как внутри корпоративной сети, так и через интернет.

 

Результат.

  • Создано единое информационное пространство для ведения претензионной работы.
  • Организовано надежное и безопасное хранилище кредитных договоров с ПДЗ и действий со-трудников по выполнению претензионной работы.
  • Отслеживание этапов прохождения договора в процессе проведения претензионной работы различными службами, с введением дополнительной информации.
  • Хранение истории изменения данных по претензионным договорам.
  • Разделение прав доступа сотрудников различных подразделений к информации.
  • Автоматизировано построение отчетности по претензионной работе.
  • В рамках проекта выполнена интеграция системы с автоматизированной банковской системой на базе Oracle.

 

Количество пользователей:

150

 

Технологии.

MS Windows SharePoint Services 3.0, .NET Framework 3.0, ASP.NET2.0, MS SQL Server 2005.

Внедрение DocTrix на платформе SharePoint в АО «АЛМА-ТВ».

Описание клиента.

АЛМА-ТВ — лидер среди казахстанских операторов кабельного телевидения и передачи данных. Компания осуществляет ретрансля-цию более 70 телеканалов со всего мира в аналоговом формате и более 100 – в цифровом.

http://www.almatv.kz/
Страна: Казахстан, г. Астана.
Отрасль: Телекоммуникации.

 

Суть проекта.

Данная система дает возможность оптимизировать существующие бизнес-процессы Заказчика, вести типовые формы документов и процедуры их обработки, сократить время реагирования исполнителя на задачи руководства, упростить поиск и обработку информации в процессе работы каждого сотрудника и создать надежное и безопасное хранение документов компании с сохранением целостности и актуальности информации, обеспечивающее доступ всех сотрудников к полному объему информации о документах и рабочих процессах.

Целью проекта являлась автоматизация бизнес-процессов делопроизводства АО «АЛМА-ТВ». В рамках единого решения требовалось сделать процессы доступными для большего числа пользователей, обеспечив реальную работу всех департаментов компании, и в результате, повысить эффективность использования ресурсов.

 

Внедрённые модули.

В рамках проекта автоматизированы задачи классического делопроизводства:
• Регистрация и обработки входящих и исходящих документов.
• Регистрация и обработка внутренних документов.
• Регистрация и обработка договоров.
• Реализация бизнес-процессов на базе графического редактора Nintex Workflow 2007.

 

Результат.

Система DocTrix позволит АО «АЛМА-ТВ» решить следующие задачи в рамках единого комплексного решения:

  • реализовать в портальной среде свою организационную структуру и использовать ее для автоматизации бизнес-процессов;
    унифицировать типовые процессы работы с документами и оптимизировать движения документов между структурными подразделениями компании и сотрудниками, для обеспечения прозрачности бизнес-процессов.
  • автоматизировать процесс согласования договоров и актов, приказов и распоряжений;
  • автоматизировать управление корреспонденцией (внешнего и внутреннего характера — регистрация, классификация, согласование, отслеживание статуса исполнения и др.);
  • создать единое пространство хранения и обработки всей документации компании;
  • принимать оптимальные управленческие решения на основе анализа единой и структурированной информации по документообороту и бизнес-процессам компании;
  • повысить эффективность работы всех сотрудников и производительность работы всей компании в целом.

 

Количество пользователей:

150

 

Технологии.

Microsoft Office SharePoint Server 2007, InfoPath Forms Service, InfoPath 2007, Excel Services, .NET Framework 3.5, ASP.NET2.0, MS SQL Server 2005.