Самая частая ошибка — попытки экономии на стоимости лицензий либо на услугах внедрения. При сравнении ИТ-затрат легче всего определить стоимость ПО и расценки на нормо-час работы программиста, поэтому в условиях тотальной экономии бизнес может предпочесть максимально дешевый проект.  Обычно мелочная экономия множится благодаря непониманию требуемой функциональности, ограничений в области безопасности, масштабируемости и управления доступом.

Известен случай, когда крупная, но скупая российская компания польстилась на недорогую версию известного решения, а для большей экономии занялась внедрением самостоятельно. Даже управление проектом возложили на далекого от ИТ и бизнес-аналитики сотрудника без профильного образования. В итоге, после 4 лет труда команды штатных высокооплачиваемых специалистов, смены 2 ИТ-Директоров и приобщения коллектива к работе в новой системе «огнем и мечом», организация решила перевести весь функционал в старое самописное решение. Отсутствие опыта подобных проектов и понимания требуемой функциональности привело к бессмысленным убыткам и потере значительной части сейлз-персонала, ставшим одной из причин катастрофического падения объемов бизнеса.

Описанный неудачный проект не единичен. Многие организации пытались самостоятельно внедрять различные системы автоматизации документооборота. Но непрофессионалы не знакомы с тонкостями кастомизации и внедрения, не могут предвосхитить появление проблем. Оптимальный вариант решения задач бизнеса при небольших затратах на внедрение и поддержку — линейка российских решений DocTrix.

Российский программный продукт DocTrix Workflow, основанный на ПО Microsoft SharePoint, включает более 220 технологических изменений базовой платформы SharePoint, что резко повышает эффективность и устраняет недочеты стандартизированных продуктов. Разработки российских программистов позволили кастомизировать западные технологии в соответствии с требованиями заказчиков.

Многочисленные инновации предоставляют пользователям DocTrix Workflow 8 основных функциональных преимуществ:

1.Организационная структура

• В отличие от стандартных продуктов Microsoft SharePoint создан специализированный модуль «организационная структура» с представлением иерархии подразделений и ролей, связыванием ролей и подразделений, введением понятия Компания (для холдингов), отслеживанием подчинения сотрудников, указанием руководящих ролей для сотрудников и подразделений, интерфейсом интеграции с внешними системами.

2. Управление списком и представлениями

• Стандартно в SharePoint имеется ограничение порога выборки, равное 5 000 элементов. Для снижения вероятности превышения порога в DocTrix Workflow реализованы фильтры по периодам, ограничивающие выборку данных за настроенный администраторов или пользователей период с возможностью пейджинга записей по периодам на форме списка (год, квартал, месяц, неделя, день).
• Без разработки или использования SharePoint Designer обычно нет возможности управлять визуализацией отображаемых элементов в списках, например, выделять строки фоном или цветом шрифта. В DocTrix Workflow cделана настройка представления списка с возможностью, настройки ширины столбцов, указания стилей отображения элементов и прав применения стилей в представлении, например, если срок завершения задачи меньше текущей даты.

3. Управление формой элемента списка и задачей

В отличие от SharePoint:

• Реализована возможность делать дочерние (подчиненные) списки к основному
• Сделана возможность связать с элементом списка дочернюю библиотеку документов. Реализована полноценная работа с вложенными файлами внутри карточки элемента списка. Поддерживается контроль обязательности вложения файлов.
• Настройка условий отображения столбцов на форме с применением динамического отображения при выборе значений других столбцов.
• Реализован механизм автоподстановки значений. Например, при выборе города из справочника, может подставиться значение страны.
• Редактор форм с возможностью разделять столбцы по закладкам, объединять в сворачиваемые области, представлять форму в два столбца или в произвольной сетке
• Реализована возможность связать список с дочерним списком обсуждений. Таким образом внутри формы элемента списка на отдельной закладке может проводиться обсуждение.

4. Управление доступом

• Создан специализированный компонент управления доступом, позволяющий настраивать правила доступа к элементу с учетом значений столбцов элемента, привязки сотрудника к организационной структуре.
• Присутствует возможность настройки скрытых обязательных правил отбора элементов списков в представлениях.

5. Поиск

• Сделана специализированная настройка для списка, позволяющая отображать над списком столбцы, по которым ведется фильтрация. При этом настраиваются правила отбора данных по введенным параметрам.

6. Управление рабочими процессами: запуск и остановка

• Запуск рабочих процессов происходит через риббон-панель, куда выносится кнопка запуска. Возможность настройки поведения формы, например, закрывать форму после запуска процесса.
• Возможность предоставлять права на запуск рабочего процесса через риббон.
• Реализован конструктор правил для инициализации автоматического выполнения различных действий. Конструктор учитывает значения столбцов элементов списка. Позволяет определить выполняемое действие, например, запуск рабочего процесса

7. Принятие решений по почте (LazyApproval)

• Стандартно в SharePoint необходимо вручную вводить кодовые слова принятия решений, например «Ок», «Нет» и т.д., уведомлять всех сотрудников о кодовых словах, что повышает вероятность ошибки при вводе и нераспознавания слова. В DocTrix Workflow реализован механизм, включающий в письма ссылки принятия решений, по которым формируются ответные письма с автоматической подстановкой кодированной фразы.

8. Поддержка замещения сотрудников

• Реализован специализированный механизм замещения как краткосрочного, так и бессрочного (режим ассистента). Реализована специализированная функция получения заместителей для использования в конструкторах прав управления доступом, отображением столбцов, рабочих процессов, представлений и т.д.

Полное сравнение функциональности стандартных программных продуктов и DocTrix доступно здесь.

Сегодня суммарная инсталлированная база DocTrix Workflow включает более 100 000 рабочих мест. Как показывает практика, внедрение DocTrix снижает сроки автоматизации процессов в 2,5 раза. За счет возможности самостоятельного создания рабочих процессов без привлечения поставщиков резко снижается стоимость внедрения и поддержки. Расширенные аналитические возможности позволяют контролировать деятельность сотрудников и повышать эффективность бизнеса. По итогам конкурса Microsoft Partner Awards 2015 решение по автоматизации документооборота на DocTrix Workflow признано победителем одной из номинаций.