DocTrix Assessment представляет собой современную и адаптированную под требования бизнеса систему оценки компетенций и аттестации сотрудников.
Система разработана на базе платформы SharePoint 2013 и доступна как для установки локально у заказчика, так и в Azure.
Что дает покупка DocTrix Assessment
- Повышение прозрачности процесса аттестации сотрудников
- Быстрое создание и загрузка тестов из других источников
- Возможность использования различных методик оценки сотрудников
- Увеличение скорости прохождения тестов
- Удобный и интуитивно понятный интерфейс
- Большое количество встроенных отчетов
- Выгрузка результатов в Excel, позволяющая настраивать безграничное количество отчетов по компетенциям
- Хранение истории прохождения тестов
- Анализ динамики роста компетенций у сотрудников компании
Архитектура системы
DocTrix Assessment включает четыре модуля:
- Оценка персонала – модуль для организации и проведения оценки компетенций сотрудников.
- ИПР – модуль для формирования и согласования планов развития сотрудников, позволяющий также учитывать результаты их выполнения.
- Аттестация персонала – модуль для организации и проведения аттестации сотрудников в соответствии с нормами ТК РФ, а также хранения сканов аттестационной документации и должностных инструкций сотрудников.
- Тестирование сотрудников – модуль для проверки знаний сотрудников на заданные темы.
В системе также предусмотрен общий функционал, поддерживающий работу модулей: оргструктура Компании, делегирование полномочий, личный кабинет сотрудника и инструкции.
В системе предусмотрено несколько ролей, выполняющих определенные функции и имеющих различный уровень доступа.
- Сотрудник HR. Осуществляет ведение категорий тестов и базы тестов, создает в системе и загружает из MS Word анкеты, отслеживает прохождение тестирования и формирует отчетность по результатам тестирования.
- Руководитель. Назначает подчиненным тесты по категориям. Проводит экспертную оценку подчиненных. Принимает управленческие решения по результатам тестирования.
- Сотрудник. Проходит назначенные тесты, заполняет экспертную оценку (самооценку), запрашивает возможность повторного прохождения тестов.
- Администратор. Производит настройки доступа. Создает карточки сотрудников. Назначает заместителей.
Личный кабинет
Работа пользователя в системе начинается с Личного кабинета, в которым представлены следующие разделы:
- Главная страница с задачами и новостями.
- Кадровая информация о сотруднике.
- Индивидуальный план развития сотрудника.
- Результаты аттестации подчиненных сотрудников.
- Задачи подчиненных сотрудников.
На Главной странице предусмотрены фильтры для поиска необходимых задач по статусу, сроку задачи и ее типу (модулю).
Новости в отличии от задач содержат уведомительную информацию, не требующую ответа или действий от пользователя.
Оценка персонала
Оценка персонала – мероприятие по выявлению сильных и слабых компетенций работника компании для определения направлений его развития. Работа с оценкой ведется Экспертами оценки.
Процесс оценки сотрудников включает следующие этапы:
Респонденты для оцениваемых сотрудников подбираются автоматически. На основании выбранного метода и заданной организационной структуры вычисляются линейный руководитель, коллеги и подчиненные.
Ответственный за оценку может просмотреть статус и процент заполнения анкет по каждому респонденту.
Рассылка анкет респондентам происходит в формате постановки задачи с заданным сроком исполнения. Если анкета не была завершена в срок, Система автоматически напоминает респонденту о задаче. Все напоминания и задачи сопровождаются уведомлением на электронную почту.
При закрытии оценки автоматически формируются новые записи в справочнике «Кадровый резерв» и изменяется статус у существующих, в соответствии с указанными в оценке решениями.
Помимо кадровых решений ответственный за оценку может указать необходимость создания индивидуального плана развития оцениваемых сотрудников. При закрытии оценки планы будут автоматически созданы и направлены сотрудникам для заполнения.
Кадровый резерв
В разделе «Кадровый резерв» содержатся записи о сотрудниках, которые были зачислены в кадровый резерв. Для каждой из них указывается год резерва, тактическая и/или стратегическая должность резервиста и его подразделение.
Записи в раздел могут быть добавлены как вручную, так и автоматически при закрытии оценки с проставленными кадровыми решениями.
В справочнике предусмотрены фильтры для быстрого поиска необходимых записей, что позволяет, например, отобрать всех резервистов за определенный год. Также для выбранных записей можно массово сменить статус (Действующий резерв или Недействующий).
Информация о резерве также отображается в личном кабинете сотрудника, на странице с кадровой информацией.
Индивидуальный план развития
ИПР (Индивидуальный план развития) – документ, утверждающий мероприятия, которые необходимо пройти работнику для развития тех или иных компетенций.
Работа с ИПР ведется Экспертами ИПР и процесс включает следующие этапы:
В системе предусмотрена возможность формирования и экспорта отчетов:
- Статусы ИПР – информация по готовности и текущему этапу работ над ИПР.
- Аналитика ИПР – информация по результатам проведения мероприятий (курсов, практической и самоподготовке), указанных в планах сотрудников.
Для формирования отчетов предусмотрены различные параметры, позволяющие, например, ограничить информацию определенными филиалами или подразделениями/ Для сформированных отчетов доступна выгрузка в Excel-файл.
Тестирование персонала
Тестирование персонала – мероприятие для выявления уровня знаний работника в сфере его профессиональной деятельности.
Работа с тестированием ведется Экспертами тестирования и процесс включает этапы подготовки тестов и тестирования.
Для теста возможно задать ограничения по времени прохождения, а также количество и порядок отображения вопросов.
В тест могут быть добавлены открытые вопросы, а также вопросы с выбором одного или нескольких вариантов.
Аттестация персонала
Аттестация персонала – кадровые мероприятия, призванные оценить соответствие уровня труда, качеств и потенциала работника требованиям выполняемой деятельности, выявление резервов повышения уровня отдачи работника. Проводится в соответствии с нормами ТК РФ.
Работа с Аттестацией ведется Экспертами аттестации и процесс включает следующие этапы:
При выборе аттестуемых подразделения Система выделяет сотрудников, проведение аттестации которых не рекомендуется: они были аттестованы менее трех лет назад, сменили должность менее года назад или имеют детей до 1 года.
В графике для каждого аттестуемого указывается дата заседания и ответственный за документы.
В аттестации предусмотрена отдельная вкладка для отображения статуса готовности каждого из аттестационных документов. Ответственный сотрудник может скачать все или определенные документы по выбранным сотрудникам, а также добавить для них дополнительные документы.
Для всех аттестационных документов, а также для аттестационного листа и протокола предусмотрен экспорт в заданный шаблон документа MS Word.
Для аттестационных документов и аттестационного листа предусмотрена возможность добавления скана документа.
Отчеты по аттестации
В системе предусмотрена возможность формирования и экспорта отчетов:
- Прохождение аттестации – отражается количество и процент запланированных к аттестации и аттестованных сотрудников по подразделениям.
- Соответствие должностям – отражает принятые решения аттестационной комиссии о соответствии сотрудников занимаемым должностям.
- Решения по итогам аттестации – отражает рекомендации аттестационной комиссии по сотрудникам подразделений (по кадровым перемещениям, зачислениям в кадровый резерв, изменениям условий оплаты и т.д.)
Для формирования отчетов возможно задать различные параметры, например, ограничить информацию определенными филиалами или подразделениями. Для сформированных отчетов доступна выгрузка в Excel-файл.
Справочники системы и организационная структура
В системе предусмотрен ряд справочников для хранения настроек и материалов:
- Вопросы для оценки – содержит открытые вопросы (например, «Укажите сильные стороны сотрудника»).
- Группы компетенций – перечень названий групп, служащих для объединения компетенций в определенной области знаний/навыков.
- Компетенции – содержит перечень профессиональных качеств сотрудников (например, «Лидерство», «Готовность к изменениям» и др.). Каждая компетенция включает несколько вопросов для ее оценки с вариантами ответов.
- Уровни развития – перечень уровней развития компетенций, для которых указываются рекомендуемые мероприятия и формы обучения.
- Методы оценки – каждый метод определяет категории и количество респондентов, оценивающих сотрудника.
- Бланки оценки – шаблоны, по которым формируются анкеты при оценке сотрудников и вычисляются уровни развития. Для каждого бланка задаются компетенций и открытые вопросы, их порядок расположения, а также соответствие уровней развития набранным баллам по данному бланку.
Организационная структура в Системе представлена в трех разделах:
- Организационная структура – отображает иерархию подразделений и филиалов Компании, для каждого из которых указан руководитель.
- Роли – линейный перечень ролей Системы.
- Работники – линейный перечень всех работников, загруженных в Систему. Для каждого работника приведены роли и подразделения, к которым он относится, а также кадровая информация, используемая при проведении аттестации.
