Система электронного документооборота

Готовые модули для работы с документами:
  • Канцелярия
  • Делопроизводство
  • Договорная деятельность и доверенности
  • Распорядительная и нормативная документация
  • Автоматизация исполнительской деятельности (поручения)
  • Проверенная внедрениями методология автоматизации и учета документов
  • Возможность быстрой адаптации решения под ваши потребности посредством настройки бизнес-процессов и экранных форм
Безбумажный офис с готовой методологией автоматизации делопроизводства:
  • Развитие системы собственными силами, без программистов
  • Обучение возможностям настройки бизнес-процессов за 40 часов
  • Гарантийная поддержка
Посмотрите короткое видео о возможностях системы электронного документооборота DocTrix DocFlow
Банк ЗЕНИТ
СБЕР
ГазпромНефть
OZON
Lamoda
BAT
Авито
ERG
Sanofi
X5
5ка
Магнит
KAZ Minerals
АлтынАлмас
Петровакс
Тинькофф
Первая портовая
НИПИГАЗ
Функциональные модули DocTrix DocFlow
Модульный принцип организации системы и широкие возможности по её настройке позволяют автоматизировать процессы делопроизводства государственных и холдинговых структур, а также небольших коммерческих компаний
Рабочее место сотрудника
Исходящие документы
Входящие документы
Внутренние документы
Протоколы
ОРД и НД
Договорные документы
Доверенности
Поручения
Рабочее место сотрудника

Основным рабочим местом сотрудника является стартовая страница, с которой можно работать со всеми своими документами и задачами, а также искать или создавать новые документы.

Исходящие документы

Жизненный цикл исходящего документа состоит из этапов: подготовка проекта согласования, подписание, регистрация и отправка документа в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения, подписание документа возможно с использованием ЭЦП.

Маршрут согласования и подписания настраивается для каждого вида документа и формируется автоматически, но при этом автору документа доступно его редактирование. Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач.

Входящие документы

Жизненный цикл входящего документа состоит из этапов: создание, регистрация, рассмотрение, отправка в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения. В ходе процесса рассмотрения возможно оставить заключение, сменить адресата и делегировать задачи.

Внутренние документы

Жизненный цикл внутреннего документа состоит из этапов: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, рассмотрение, исполнение и отправка документа в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения.

Маршрут согласования и подписания настраивается для каждого вида документа и формируется автоматически, но при этом автору документа доступно его редактирование. Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач.

Протоколы

Жизненный цикл протокола состоит из этапов: регистрация, согласование, подписание, исполнение и отправка в дело. Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач. Подписание документа возможно с использованием ЭЦП. Секретарь может сразу вносить принятые решения и отправить их на исполнение, а также провести контроль исполнения.

ОРД и НД

Жизненный цикл ОРД состоит из этапов: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, публикация и отправка документа в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения. Подписание документа возможно с использованием ЭЦП.

Маршрут согласования и подписания настраивается для каждого вида документа и формируется автоматически, но при этом автору документа доступно его редактирование. Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач. В процессе публикации доступны актуализация, ввод в действие и прекращение действия.

Договорные документы

Жизненный цикл договорного документа состоит из этапов: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, прекращение и продление действия, отправка документа в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения. Возможно подписание документа с двух сторон, а также с использованием ЭЦП.

Маршрут согласования и подписания настраивается для каждого вида документа и формируется автоматически, но при этом автору документа доступно его редактирование. Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач, а также согласующий может запросить рецензию. Договорной документ можно автопролонгировать на любой срок.

Доверенности

Жизненный цикл доверенности состоит из этапов: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, выдача доверенности, отзыв доверенности и прекращение действия. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения.

Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач. Подписание документа возможно с использованием ЭЦП. После выдачи доверенности она вступает в действие и автоматически прекращает действие по наступлению срока.

Поручения

Жизненный цикл поручения состоит их этапов: создание, исполнение, контроль исполнения, отмена исполнения, завершение исполнения. Контроль исполнения может быть не обязательным, а также поручение можно отправить на повторное исполнение.

Выгоды DocTrix DocFlow
В 2,5X
снижение сроков автоматизации процессов
2 года
срок окупаемости системы DocTrix DocFlow
В 3Х
сокращение совокупной стоимости владения
среднее сокращение Time-To-Market
До 30%
повышение эффективности работы сотрудников
На 30%
ускорение бизнес-процессов
Удаленка
Обеспечение удаленной работы сотрудников без ограничений
Прозрачность
и контроль работы сотрудников
Преимущества DocTrix DocFlow
ЭЦП (электронная цифровая подпись)

Система предоставляет возможность подписи как карточки, так и вложенных файлов с помощью открепленной электронной подписи на базе CryptoPro, тем самым позволяя быстро обмениваться любыми документами с контрагентами, а также сокращать издержки на обработку и передачу документов.

Электронная подпись подтверждает, кто автор подписанного файла, что подпись поставлена под конкретной версией документа, и в нём отсутствуют изменения, а также даёт документам юридическую силу при определённых условиях.

Доступна выгрузка подписанных документов с файлами электронных подписей. Проверить подлинность ЭП электронного документа возможно на сайте gosuslugi.ru.

Делегирование задач

Система предусматривает два варианта делегирования полномочий:

  1. настройка временного замещения сотрудников в периоды отпуска, командировок и в другие интервалы отсутствия сотрудника на рабочем месте. Таким образом, задачи и поручения, назначенные пользователю, на период его отсутствия будут доступны для выполнения замещающему его сотруднику.
  2. делегирование прав на выполнение конкретных задач и поручений. Пользователь, которому делегированы права другого сотрудника, имеет те же права на выполнение задач, что и у первоначального исполнителя.

Производственный календарь

В Системе реализована функция настройки Производственного календаря – графика организации, в котором указаны даты рабочих, нерабочих, выходных и праздничных дней. Сроки исполнения задач рассчитываются с учётом производственного календаря, позволяя тем самым соблюдать сроки согласования и исполнения нормативно-правовых документов и договоров.

Адаптивная верстка

Система поддерживает адаптивный дизайн: страницы автоматически подстраиваются под размеры и ориентацию экрана устройства (в том числе мобильного), а их внешний вид варьируется в зависимости от действий пользователя. Поэтому использования ЭДО не требуется разработки и установки отдельного мобильного приложения.

Самостоятельная настройка конфигураций

В системе предусмотрены возможности гибкой настройки интерфейса и бизнес-процессов без программирования за счёт встроенных редакторов:

  1. редактор Сущностей для создания структур хранения данных.

  2. конструктор форм для гибкой настройки интерфейса.

  3. редактор поля.

  4. редактор бизнес-процессов для реализации бизнес-логики. 

Поддержка чат-ботов

Чат-бот DoctrixFlowBot обеспечивает работу пользователей с задачами и документами через интерфейс приложения Microsoft Teams, в том числе с мобильных устройств, позволяя тем самым оперативно принимать решения, даже вне рабочего места.

Настраиваемые маршруты

Конструктор управления этапами обработки документов с возможностью неограниченного создания собственных последовательных и/или параллельных маршрутов движения документов, позволяет оперативно и без привлечения сторонних разработчиков и ПО изменять очерёдность прохождения, добавлять этапы, вносить новые ответственные лица в маршрут и т д.

Система обеспечивает возможность быстрого выбора из заранее созданных маршрутов обработки документа, а также его ситуационное изменение в случае необходимости: пользователь в каждом конкретном случае может изменить наличие этапов, добавив новые или указав дополнительных ответственных лиц.

Lazy approval

Система поддерживает различные каналы коммуникаций, чтобы пользователь не пропустил системные уведомления и срочные задачи. Основным каналом является e-mail рассылка. А для моментального оповещения используются push-уведомления в браузере.

Присутствует возможность завершения задач напрямую из почтового уведомления через кнопки с вариантами завершения задачи. При этом доступны все дополнительные возможности при завершении задачи: указание комментария, дополнительных согласующих, делегата и проч.

Вложения

Система поддерживает версионность вложений, работу с документами online, а также возможность формирования ссылки на вложение для публичного доступа на выбранный период времени.

Для поиска по содержимому вложений используется Elasticsearch.

Отчёты

В системе отображается отчётная информация в графическом и табличном виде. Доступно три вида категоризации данных, разделенных по типам документам:

· круговые диаграммы для отображения документов по статусам;

· столбчатая диаграмма по количеству различных типов документов;

· табличное представление с детализированной статической информацией по документам.

Данные для отображения документов возможно отфильтровать за определенный период, выбрать подразделение и контрагента, по которым они были заведены. Добавить группировку и выгрузить табличное представление в Excel, а графики сохранить локально.

ЭЦП (электронная цифровая подпись)

Система предоставляет возможность подписи как карточки, так и вложенных файлов с помощью открепленной электронной подписи на базе CryptoPro, тем самым позволяя быстро обмениваться любыми документами с контрагентами, а также сокращать издержки на обработку и передачу документов.

Электронная подпись подтверждает, кто автор подписанного файла, что подпись поставлена под конкретной версией документа, и в нём отсутствуют изменения, а также даёт документам юридическую силу при определённых условиях.

Доступна выгрузка подписанных документов с файлами электронных подписей. Проверить подлинность ЭП электронного документа возможно на сайте gosuslugi.ru.

Делегирование задач

Система предусматривает два варианта делегирования полномочий:

  1. настройка временного замещения сотрудников в периоды отпуска, командировок и в другие интервалы отсутствия сотрудника на рабочем месте. Таким образом, задачи и поручения, назначенные пользователю, на период его отсутствия будут доступны для выполнения замещающему его сотруднику.
  2. делегирование прав на выполнение конкретных задач и поручений. Пользователь, которому делегированы права другого сотрудника, имеет те же права на выполнение задач, что и у первоначального исполнителя.

Производственный календарь

В Системе реализована функция настройки Производственного календаря – графика организации, в котором указаны даты рабочих, нерабочих, выходных и праздничных дней. Сроки исполнения задач рассчитываются с учётом производственного календаря, позволяя тем самым соблюдать сроки согласования и исполнения нормативно-правовых документов и договоров.

Адаптивная верстка

Система поддерживает адаптивный дизайн: страницы автоматически подстраиваются под размеры и ориентацию экрана устройства (в том числе мобильного), а их внешний вид варьируется в зависимости от действий пользователя. Поэтому использования ЭДО не требуется разработки и установки отдельного мобильного приложения.

Самостоятельная настройка конфигураций

В системе предусмотрены возможности гибкой настройки интерфейса и бизнес-процессов без программирования за счёт встроенных редакторов:

  1. редактор Сущностей для создания структур хранения данных.

  2. конструктор форм для гибкой настройки интерфейса.

  3. редактор поля.

  4. редактор бизнес-процессов для реализации бизнес-логики. 

Поддержка чат-ботов

Чат-бот DoctrixFlowBot обеспечивает работу пользователей с задачами и документами через интерфейс приложения Microsoft Teams, в том числе с мобильных устройств, позволяя тем самым оперативно принимать решения, даже вне рабочего места.

Настраиваемые маршруты

Конструктор управления этапами обработки документов с возможностью неограниченного создания собственных последовательных и/или параллельных маршрутов движения документов, позволяет оперативно и без привлечения сторонних разработчиков и ПО изменять очерёдность прохождения, добавлять этапы, вносить новые ответственные лица в маршрут и т д.

Система обеспечивает возможность быстрого выбора из заранее созданных маршрутов обработки документа, а также его ситуационное изменение в случае необходимости: пользователь в каждом конкретном случае может изменить наличие этапов, добавив новые или указав дополнительных ответственных лиц.

Lazy approval

Система поддерживает различные каналы коммуникаций, чтобы пользователь не пропустил системные уведомления и срочные задачи. Основным каналом является e-mail рассылка. А для моментального оповещения используются push-уведомления в браузере.

Присутствует возможность завершения задач напрямую из почтового уведомления через кнопки с вариантами завершения задачи. При этом доступны все дополнительные возможности при завершении задачи: указание комментария, дополнительных согласующих, делегата и проч.

Вложения

Система поддерживает версионность вложений, работу с документами online, а также возможность формирования ссылки на вложение для публичного доступа на выбранный период времени.

Для поиска по содержимому вложений используется Elasticsearch.

Отчёты

В системе отображается отчётная информация в графическом и табличном виде. Доступно три вида категоризации данных, разделенных по типам документам:

· круговые диаграммы для отображения документов по статусам;

· столбчатая диаграмма по количеству различных типов документов;

· табличное представление с детализированной статической информацией по документам.

Данные для отображения документов возможно отфильтровать за определенный период, выбрать подразделение и контрагента, по которым они были заведены. Добавить группировку и выгрузить табличное представление в Excel, а графики сохранить локально.

Мы предлагаем 2 варианта решения DocTrix DocFlow
Open Source
или
Microsoft
Open Source

React.js

Spring Cloud 

PostgreSQL

Camunda

Elasticsearch


Java EE

Apache Kafka

MongoDB

Docker


или
Microsoft

SharePoint

Teams

React.js


SQL Server

.NET


20+ лет
экспертизы разработки и внедрения документооборота
100+
внедрений в странах России и СНГ
В ТОП-100
компаний России и СНГ входят все наши клиенты