Система электронного документооборота

Готовые модули для работы с документами:

Канцелярия
Делопроизводство
Договорная деятельность и доверенности
Распорядительная и нормативная документация
Автоматизация исполнительской деятельности (поручения)

Проверенная внедрениями методология автоматизации и учета документов
Возможность быстрой адаптации решения под ваши потребности посредством настройки бизнес-процессов и экранных форм

Безбумажный офис с готовой методологией автоматизации делопроизводства:

Развитие системы собственными силами, без программистов
Обучение возможностям настройки бизнес-процессов за 40 часов
Гарантийная поддержка

Посмотрите короткое видео о возможностях системы электронного документооборота DocTrix DocFlow

Функциональные модули DocTrix DocFlow

Модульный принцип организации системы и широкие возможности по её настройке позволяют автоматизировать процессы делопроизводства государственных и холдинговых структур, а также небольших коммерческих компаний

Рабочее место сотрудника

Основным рабочим местом сотрудника является стартовая страница, с которой можно работать со всеми своими документами и задачами, а также искать или создавать новые документы.

Исходящие документы

Жизненный цикл исходящего документа состоит из этапов: подготовка проекта согласования, подписание, регистрация и отправка документа в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения, подписание документа возможно с использованием ЭЦП.

Входящие документы

Жизненный цикл входящего документа состоит из этапов: создание, регистрация, рассмотрение, отправка в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения. В ходе процесса рассмотрения возможно оставить заключение, сменить адресата и делегировать задачи.

Внутренние документы

Жизненный цикл внутреннего документа состоит из этапов: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, рассмотрение, исполнение и отправка документа в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения.

Протоколы

Жизненный цикл протокола состоит из этапов: регистрация, согласование, подписание, исполнение и отправка в дело. Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач. Подписание документа возможно с использованием ЭЦП. Секретарь может сразу вносить принятые решения и отправить их на исполнение, а также провести контроль исполнения.

ОРД и НД

Жизненный цикл ОРД состоит из этапов: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, публикация и отправка документа в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения. Подписание документа возможно с использованием ЭЦП.

Маршрут согласования и подписания настраивается для каждого вида документа и формируется автоматически, но при этом автору документа доступно его редактирование. Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач. В процессе публикации доступны актуализация, ввод в действие и прекращение действия.

Договорные документы

Жизненный цикл договорного документа состоит из этапов: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, прекращение и продление действия, отправка документа в дело. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения. Возможно подписание документа с двух сторон, а также с использованием ЭЦП.

Маршрут согласования и подписания настраивается для каждого вида документа и формируется автоматически, но при этом автору документа доступно его редактирование. Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач, а также согласующий может запросить рецензию. Договорной документ можно автопролонгировать на любой срок.

Доверенности

Жизненный цикл доверенности состоит из этапов: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, выдача доверенности, отзыв доверенности и прекращение действия. В ходе всего цикла доступно создание поручений исполнения/ознакомления по документу, а также контроль исполнения.

Для согласующих и подписанта доступно делегирование задач. Подписание документа возможно с использованием ЭЦП. После выдачи доверенности она вступает в действие и автоматически прекращает действие по наступлению срока.

Поручения

Жизненный цикл поручения состоит их этапов: создание, исполнение, контроль исполнения, отмена исполнения, завершение исполнения. Контроль исполнения может быть не обязательным, а также поручение можно отправить на повторное исполнение.

Выгоды DocTrix DocFlow

В 2,5X

снижение сроков автоматизации процессов

2 года

срок окупаемости системы DocTrix DocFlow

В 3Х

сокращение совокупной стоимости владения

5Х

среднее сокращение Time-To-Market

До 30%

повышение эффективности работы сотрудников

На 30%

ускорение бизнес-процессов

Удаленка

Обеспечение удаленной работы сотрудников без ограничений

Прозрачность

и контроль работы сотрудников

Преимущества DocTrix DocFlow

Система предоставляет возможность подписи как карточки, так и вложенных файлов с помощью открепленной электронной подписи на базе CryptoPro, тем самым позволяя быстро обмениваться любыми документами с контрагентами, а также сокращать издержки на обработку и передачу документов.

Электронная подпись подтверждает, кто автор подписанного файла, что подпись поставлена под конкретной версией документа, и в нём отсутствуют изменения, а также даёт документам юридическую силу при определённых условиях.

Доступна выгрузка подписанных документов с файлами электронных подписей. Проверить подлинность ЭП электронного документа возможно на сайте gosuslugi.ru.

Система предусматривает два варианта делегирования полномочий:

настройка временного замещения сотрудников в периоды отпуска, командировок и в другие интервалы отсутствия сотрудника на рабочем месте. Таким образом, задачи и поручения, назначенные пользователю, на период его отсутствия будут доступны для выполнения замещающему его сотруднику.
делегирование прав на выполнение конкретных задач и поручений. Пользователь, которому делегированы права другого сотрудника, имеет те же права на выполнение задач, что и у первоначального исполнителя.

В Системе реализована функция настройки Производственного календаря – графика организации, в котором указаны даты рабочих, нерабочих, выходных и праздничных дней. Сроки исполнения задач рассчитываются с учётом производственного календаря, позволяя тем самым соблюдать сроки согласования и исполнения нормативно-правовых документов и договоров.

Система поддерживает адаптивный дизайн: страницы автоматически подстраиваются под размеры и ориентацию экрана устройства (в том числе мобильного), а их внешний вид варьируется в зависимости от действий пользователя. Поэтому использования ЭДО не требуется разработки и установки отдельного мобильного приложения.

В системе предусмотрены возможности гибкой настройки интерфейса и бизнес-процессов без программирования за счёт встроенных редакторов:

редактор Сущностей для создания структур хранения данных.
конструктор форм для гибкой настройки интерфейса.
редактор поля.
редактор бизнес-процессов для реализации бизнес-логики.

Чат-бот DoctrixFlowBot обеспечивает работу пользователей с задачами и документами через интерфейс приложения Microsoft Teams, в том числе с мобильных устройств, позволяя тем самым оперативно принимать решения, даже вне рабочего места.

Конструктор управления этапами обработки документов с возможностью неограниченного создания собственных последовательных и/или параллельных маршрутов движения документов, позволяет оперативно и без привлечения сторонних разработчиков и ПО изменять очерёдность прохождения, добавлять этапы, вносить новые ответственные лица в маршрут и т д.

Система обеспечивает возможность быстрого выбора из заранее созданных маршрутов обработки документа, а также его ситуационное изменение в случае необходимости: пользователь в каждом конкретном случае может изменить наличие этапов, добавив новые или указав дополнительных ответственных лиц.

Система поддерживает различные каналы коммуникаций, чтобы пользователь не пропустил системные уведомления и срочные задачи. Основным каналом является e-mail рассылка. А для моментального оповещения используются push-уведомления в браузере.

Присутствует возможность завершения задач напрямую из почтового уведомления через кнопки с вариантами завершения задачи. При этом доступны все дополнительные возможности при завершении задачи: указание комментария, дополнительных согласующих, делегата и проч.

Система поддерживает версионность вложений, работу с документами online, а также возможность формирования ссылки на вложение для публичного доступа на выбранный период времени.

Для поиска по содержимому вложений используется Elasticsearch.

В системе отображается отчётная информация в графическом и табличном виде. Доступно три вида категоризации данных, разделенных по типам документам:

· круговые диаграммы для отображения документов по статусам;

· столбчатая диаграмма по количеству различных типов документов;

· табличное представление с детализированной статической информацией по документам.

Данные для отображения документов возможно отфильтровать за определенный период, выбрать подразделение и контрагента, по которым они были заведены. Добавить группировку и выгрузить табличное представление в Excel, а графики сохранить локально.

Встроенный конструктор документов предоставляет возможность формирования текста договора с подстановкой метаданных из карточки. Подготовка документа осуществляется всего за несколько минут. Для пользователя доступна база гарантированно качественных документов и интерактивные шаблоны, исключены ошибки при составлении документа, автоматизированы проекты документов.

Основные преимущества конструктора:

· Не требуется наличие локального или серверного офисного продукта;

· Возможность блокировки от внесения изменений разделов договора или документа целиком;

· Автоматический режим рецензирования, онлайн-видимость любых изменений;

· Документ, находящийся на согласовании, заблокирован от изменений, но позволяет оставлять комментарии;

· Автоматическое формирования итогового документа на подписание (в т. ч. ЭП).

ЭЦП (электронная цифровая подпись)

Делегирование задач

Система предусматривает два варианта делегирования полномочий:

настройка временного замещения сотрудников в периоды отпуска, командировок и в другие интервалы отсутствия сотрудника на рабочем месте. Таким образом, задачи и поручения, назначенные пользователю, на период его отсутствия будут доступны для выполнения замещающему его сотруднику.
делегирование прав на выполнение конкретных задач и поручений. Пользователь, которому делегированы права другого сотрудника, имеет те же права на выполнение задач, что и у первоначального исполнителя.