Функционал и архитектура DocTrix DocFlow 2013\2016
DocTrix DocFlow включает автоматизацию основных процессов делопроизводства, договорной деятельности, контроля исполнения поручений.
В качестве основы для построения системы электронного документооборота используется платформа автоматизации бизнес-процессов DocTrix Platform.В качестве редактора бизнес-процессов может использовать графический редактор рабочих-процессов Nintex Workflow или собственный редактор рабочих процессов ZFlow, интегрированные с DocTrix Platform.
Такой подход даёт ряд существенных преимуществ по сравнению с другими решениями:
- Система настраивается, а не разрабатывается.
- Быстрый запуск системы.
- Снижается совокупная стоимость владения системой.
- Заказчик имеет возможность самостоятельно развивать и расширять систему, осуществлять техническую поддержку и не привязан к стоимости или занятости сотрудников Исполнителя.
- Заказчик получает среду (DocTrix Platform + ZFlow (или Nintex Workflow)), которая даёт возможность автоматизации других процессов компании и построения экосистемы бизнес-процессов компании.
Обновлённый личный кабинет
Главная страница системы может быть настроена индивидуально под каждого пользователя: при авторизации сотруднику становится доступна информация, соответствующая его роли в системе. В личном кабинете отображаются актуальные данные по документам и задачам, находящиеся в процессе выполнения или на контроле пользователя.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
DocTrix DocFlow автоматизирует все функции канцелярии, связанные с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрацию, направление по маршруту рассмотрения, подготовку проектов документов, их регистрацию, отправку, хранение и поиск. Для каждого документа в системе создаётся карточка, к которой можно прикрепить один или несколько файлов. Такое упорядоченное хранение корреспонденции позволяет быстро искать нужные документы, исключает риск потери, и обеспечивает быструю обработку данных.
Что появилось в 2016 версии?
- Повышена скорость работы системы
- Возможность автоматического создания карточек входящих документов из исходящих документов других обществ холдинга.
- Поддержка нескольких адресатов.
- Настраиваемые интерфейсы журналов документов для пользователей и делопроизводителей.
- Улучшенная система поиска.
- Улучшенная эргономика карточки.
Входящие документы
Жизненный цикл входящего документа состоит из следующих стадий:
Номера входящих писем формируются автоматически при регистрации документа – это может быть как простая последовательность, так и составной номер, в зависимости от подразделения назначения, адресата или других параметров.
Входящий документ может быть отправлен на рассмотрение адресату. Адресат изучает документ, после чего может подготовить резолюцию и передать письмо своим коллегам для ознакомления или выполнения поручений.
После исполнения поручений по письму, документ считается исполненным. По истечению срока давности входящего документа Делопроизводитель может перенести его в Дело.
В DocTrix DocFlow 2016 мы реализовали несколько особых функций для данного модуля:
- Формирование документа по шаблону. В системе могут быть заранее настроены несколько шаблонов карточки документа. Шаблоны могут быть созданы администратором, или же самим пользователем.
- Автоматическое создание карточки из исходящего документа. Для холдинговых или распределённых предприятий в DocTrix DocFlow 2016 реализована возможность автоматического создания внутренних входящих из исходящих документов других обществ. Делопроизводителю необходимо только зарегистрировать документ.
Исходящие документы
Жизненный цикл исходящего документа включает в себя стадии:
Исходящее письмо может быть создано в системе с нуля, или же быть подготовлено в ответ на входящий документ. В системе реализована возможность связывания документов, администратором могут быть настроены разные типы связок.
У исходящего письма есть ответственный исполнитель, который может отправить его по маршруту согласования и подписания. После прохождения по маршруту письмо попадает к делопроизводителю на регистрацию, прикрепеление скан-копий и отправку Получателю. В системе поддерживается возможность контроля получения письма Получателем.
Согласование писем доступно без входа в систему, по средствам email-сообщений.
В DocTrix DocFlow 2016 мы реализовали несколько особых функций для данного модуля:
- Отложенный номер. Эта функция позволяет зарегистрировать документ, как только он поступает к делопроизводителю. Документу присваивается номер, который секретарь может сообщить передающей стороне. В дальнейшем секретарь сотрудник может снять пометку «отложенный номер» и согласовать документ, при этом его номер останется прежним.
- Подписание вне системы. Эта функция удобна в случае подписания документа вне системы. Такой документ регистрируется в системе, не инициируя при этом процессов согласования и подписания.
- Формирование документа по шаблону. В системе могут быть заранее настроены несколько шаблонов карточки документа. При создании карточки, делопроизводитель может выбрать один их них, что приведёт к изменению набора полей карточки и автоматическому заполнению части реквизитов. Шаблоны могут быть созданы администратором, или же самим пользователем.
- Подтверждение отправки исходящего документа. Делопроизводителю доступна функция подтверждения отправки и получения письма.
Организационно-распорядительный и нормативный документооборот
DocTrix DocFlow автоматизирует работу со всеми видами организационно-распорядительных документов (ОРД).
Жизненный цикл ОРД включает в себя стадии:
Что появилось в 2016 версии?
- Модуль ОРД включил в себя функционал работы с нормативными документами.
- Реализованы процессы подготовки и согласования нормативных документов.
- Стали доступны операции над документами, связанные с решениями по другим документам: замена, отмена, ввод в действие и прочее.
- Реализована функция пересмотра и актуализации нормативных документов.
- Расширены функции согласования и утверждения протоколов, добавлено автоматическое формирование поручений по принятым решениям.
В DocTrix DocFlow реализован справочник организационно-распорядительных и нормативных документов. Он включает в себя такие виды документов как приказы, распоряжения, регламенты, инструкции и другие. Список видов документов может быть расширен ответственным сотрудников.
В справочнике также определяется порядок согласования, подписания и формат регистрационного номера каждого вида документа.
Совместная работа с проектом документа обеспечена дополнительными возможностями ведения обсуждения непосредственно в карточке документа. При соответствующей версии Microsoft SharePoint становится доступна функция одновременного редактирования документа несколькими пользователями в режиме реального времени. Внутри модуля ОРД и НД есть собственный контроль исполнения, который предусматривает более широкие возможности контроля поручений.
Внутренняя корреспонденция
Жизненный цикл исходящего документа включает в себя стадии:
Что появилось в 2016 версии?
- Возможность создания собственных видов внутренних документов (служебных записок) ответственными сотрудниками.
- Улучшены внешний вид и эргономика карточек.
Работа с договорами
Жизненный цикл договора включает в себя стадии:
В системе предусмотрена возможность отслеживания состояния договора на всех этапах его жизненного цикла, а также контроля выполнения поручений по договору. Электронный архив договоров позволяет быстро находить нужный документ по любым реквизитам.
DocTrix DocFlow поддерживает работу с версиями документов: в системе всегда можно увидеть, какие изменения были внесены в договор тем или иным сотрудником.
Что появилось в 2016 версии?
- Улучшены внешний вид и эргономика карточек.
- Добавлена возможность создания контрольных точек по договору.
- Расширена система уведомлений.
- Расширены возможности работы с контрагентами (отслеживание статуса и благонадёжности, комментарии, хранилище связанных документов).
- Возможность отслеживания циклов согласования договоров.
- Настраиваемые маршруты с параметрами очереди согласования, просмотр статуса согласования.
Работа с основными договорами
Карточка договора имеет расширенный набор полей. В ней, как и в модуле входящих документов, возможна работа с шаблоном карточки, когда заполнение многих полей происходит автоматически. Маршруты обработки договоров отличаются для каждого заказчика, но логика процесса одинакова: подготовка проекта, согласование, подписание, фиксация согласования с контрагентом, ознакомление, сопровождение договоров.
Система отслеживает срок действия договора, автоматически отправляет напоминания соответствующим сотрудникам. Карточка договора содержит в себе множество признаков, таких как местоположение оригинала, параметры авто пролонгации, подписан ли оригинал и другие.
Работа с приложениями
Предусмотрена работа с несколькими видами приложений (приложение к рамочному договору, допсоглашение, соглашение о расторжении, спецификации). В зависимости от выбора приложения изменяются маршруты согласования и утверждения.
Приложения имеют логическую связь с договорами и могут изменять их статус. К примеру, при подписании какого-либо соглашения основной договор перестаёт действовать.
Контрагенты
Этот модуль позволяет вести расширенную информацию о контрагенте. Сотрудники могут делиться опытом о работе с организацией, вносить контрагентов в чёрный список, работать с расширенным набором полей.Справочник контрагентов
Справочников контрагентов DocTrix DocFlow может быть интегрирован с внешними учётными системами.
Контроль исполнительской дисциплины
Данный модуль предназначен для назначения и контроля исполнения поручений.
Что появилось в 2016 версии?
- Реализована возможность подтверждения исполнения поручения контролёром.
- Реализована подсветка просроченных поручений в представлениях.
- Улучшена эргономика карточки поручения.
- Добавлена возможность просмотра вложенных документов и связанных записей документа непосредственно из карточки поручения.
- Реализована возможность созданий периодически повторяющихся поручений.
- Возможность отмены исполнения поручения.
Поручения по документу
По любому документу системы (кроме исходящих писем) можно создать поручение на исполнение. Поручение может быть назначено конкретному сотруднику, группе сотрудников или адресована на роль в системе. Первый из перечисленных исполнителей назначается ответственным исполнителем, остальные соисполнителями.
Каждый из исполнителей в рамках своего поручения может создавать дочерние поручения своим подчинённым, формируя цепочку исполнения.
Для модуля протоколов можно создавать отсроченные поручения. Это удобно при проведении совещаний: принятые решения вносятся в систему с пометкой о необходимости создания поручения. После согласования протокола совещания, система автоматически создаёт поручения указанным исполнителям.
Свободные поручения
Свободные поручения создаются для выполнения заданий, не связанных с документом. Инициатор указывает исполнителей и контролёра, которым приходят соответствующие уведомления. При выборе автором поручений нескольких исполнителей – первый из них назначается в качестве ответственного, остальные – в роли соисполнителей. Поручение получает статус завершённого только в случае соответствующей визы контролёра.
Подсистема напоминаний и уведомлений
В DocTrix DocFlow 2016 реализована гибкая система напоминаний.
- Уведомления по почте о назначении задачи или поручения. Письмо содержит ссылки на вложения карточки документа, основные реквизиты документа, лист согласования (для задач согласования и подписания), а также кнопки принятия решения по документу.
- Уведомления о просроченных задачах и поручениях. Администратором могут быть заданы основные настройки периодичности отправки напоминаний, а также задана групповая отправка сведений по просроченным задачам.
Отчетность
Система DocTrix DocFlow позволяет направлять пользователям задачи по документам, а также контролировать сроки и объёмы их исполнения. Информация о выполненных и просроченных поручениях представляется в виде отчетов в формате Excel с различными фильтрами и группировками.
Полученные данные можно использовать для анализа затрат рабочего времени каждого сотрудника и равномерного распределения нагрузки персонала. DocTrix DocFlow обеспечивает прозрачность всей цепочки исполнения заданий, включая связанные и подчинённые задачи.
В DocTrix DocFlow 2016 появилась возможность формирования отчетов по исполнительской дисциплине и статистике работы с документами в Microsoft PowerBI.
Электронный архив
В DocTrix DocFlow реализован удобный структурированный архив, позволяющий хранить документы и их атрибуты, осуществлять поиск, формировать ведомости и реестры документов.
Расширенный поиск по архиву помогает быстро найти нужный документ по его реквизитам или содержанию вложенных файлов.
Дополнительно ведется учет места хранения и перемещения документа в архиве.
СЭД для государственных организаций
На платформе DocTrix создана специализированная АИС DocFlow Government, удовлетворяющая требованиям и стандартам госорганов и организаций местного самоуправления. Функции системы не ограничиваются процессами электронного документооборота: это полноценная АИС, включающая работу с обращениями горожан, межведомственное взаимодействие и функции электронного правительства.В 2012 года АИС DocFlow Government передана в промышленную эксплуатацию Администрации г. о. Самара.
Демонстрация работы АИС DocFlow Government:
